Система за подаване на сигнали SpeakUp

Система за подаване на сигнали SpeakUp 

На 12.12.2016 г. бeше оповестена Политиката на Отдела за съответствие на Групата за докладване на инциденти и управление на казуси (Политиката). Целта на Политиката е да регламентира възможността да се подават сигнали за всяко нарушение (или съмнение за нарушение) на закони, наредби, правилници и правила, които са приложими към Дружеството (както е определено по-долу), както и за осигуряване на ефективна, навременна и прозрачна обработка на подобни сигнали за нарушения в съответствие с Кодекса за корпоративно поведение и Системата за управление на съответствието на Хайделберг Матириълс Груп.                                                                                                                  

Политиката се прилага за всички работници, служители, ръководители, директори, членове на надзорни и управителни съвети, търговски партньори (напр. посредници, консултанти, доставчици, клиенти, подизпълнители) или други лица, които работят в или с „Хайделберг Матириълс Девня” АД и неговите дъщерни дружества „Хайделберг Матириълс Вулкан” АД, „Хайделберг Матириълс Люляка” ЕАД и „Хайделберг Матириълс Дигитален Хъб Варна“ ЕАД (наричани по-нататък общо „Дружеството”).

Инцидент представлява факти или поведение, които са несъвместими със законовите и подзаконовите нормативни актове, вътрешните правила, политики или програми, принципи на Корпоративно Управление на Хайделберг Матириълс Груп и се отнасят/извършени са от служители, ръководители, директори на Дружеството, членове на надзорни и управителни съвети или други лица, определени от Дружеството.

Инцидентите са свързани с: 
- Въпроси, свързани със счетоводство/одит (умишлено, неетично или спорно отразяване на счетоводни и одиторски въпроси);
- Подкупи и комисионни;
- Насилие над деца или безпризорност; 
- Конфликт на интереси;
- Нарушение на съответствието / законовото съответствие (нарушения или неспазване на правило, наредба, закон, оперативна процудера, практика за всеки аспект на дейността на дружеството, вкл. нарушаване на Закона за конкуренцията);
- Дискриминация;
- Незаконно присвояване (злоупотреба);
- Отношения между служителите (сериозни нарушения, свързани с начина на работа между служителите помежду им, техните преки ръководители/мениджъри и дружеството. Напр. повишения, прекратяване на трудовите правоотношения, дисциплинарни действия др.);
- Екологични въпроси;
- Измама;
- Тормоз;
-    Сигурност на информацията;
-    Въпроси свързани с безопасността;
-    Кражба;
-    Други проблеми свързани със съответствието, които не попадат в гореизброените видове.

Каналите за докладване са: 
•    Прекият началник;
•    Следващият по-висш в йерархията;
•    Правният отдел или Отдела за съответствие или друга корпоративна функционална единица като Човешки ресурси, Околна среда или Здравословни и безопасни условия на труд или Горещата линия за съответствие SpeakUp по Интернет/приложениe на следния линк: https://heidelbergmaterials.speakup.report/speakup или чрез QR-код    

Освен това сигнали могат да бъдат подавани чрез гореща телефонна линия (i) 800-2100645; или (ii) по пощата/куриер на следния адрес гр. Девня 9160, Промишлена зона или на адрес гр. Варна, бул. „Осми приморски полк“ № 115, ет. 4 на вниманието на Диляна Беджева, Ръководител Правно и нормативно съответствие.

Желателно е при докладване на Инцидент да се оставят контакти за обратна връзка при необходимост и Сигналът следва да съдържа:
-    Кой го е извършил? – пълни имена на заподозрените лица и евентуалните свидетели
-    Какво се е случило? – кратко, но прецизно описание
-    Кога се е случило? – наименование и адрес на площадката/инсталацията, където се е случил инцидентът
-    Къде се е случило? – наименование и адрес на площадката/инсталацията, където се е случил инцидентът
-    Защо се е случило? – причини/фактори, които са довели до инцидента (предистория)
-    Как се е случило? – ход на събитията

Макар, че персонализираното докладване се предпочита, за  ускоряване и улесняване процеса разследване, като се гарантира пълна конфиденциалност на докладващите служители, анонимното докладване също остава опция в случай на чувствителност. 

Недобросъвестно повдигане на неверни обвинения представлява злоупотреба със системата за докладване на инциденти и само по себе си може да се счита за нарушение на законовото и нормативно съответствие, което да доведе до санкции за подаващия сигнала. 

Всички подадени сигнали за инциденти, независимо от канала за докладване, трябва да се третират по начин, предотвратяващ репресивни действия към докладващия служител.

Поверителност: Всички лица, на които са докладвани инциденти са длъжни да работят по тях, спазвайки изискванията за конфиденциалност.